Quá trình Chuyển đổi số (CĐS) có quá nhiều thứ lợi ích hay mang lại cho bạn nhiều thứ. Vậy nên mình không cần nói thêm. Bài này mình sẽ chia sẻ với các bạn 8 sau lầm phổ biến nhìn từ góc độ Tư vấn chuyển đổi số của mình qua các dự án mình đã tham gia đồng hành cùng doanh nghiệp.
Mục tiêu không rõ ràng
Trong quá trình tiếp xúc với doanh nghiệp, đây là sai lầm cũng khá phổ biến. Con đường CĐS không hề dễ dàng. Nếu bản thân lãnh đạo doanh nghiệp không xác định mục tiêu và kỹ vọng của mình phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp, thì không có cách gì đi được con đường đó. Chính vì vậy đầu tiên, lãnh đạo doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi: “Tại sao anh/chị muốn CĐS?”
- Thực tế, có khá nhiều câu trả lời mà mình nhận được. Phổ biến có một số lý do sẽ dẫn tới sai lầm này sau:
- Thấy đài báo nói CĐS có thể giải quyết được các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải như: tăng năng xuất, giảm chi phí….
- Nghe bảo CĐS đưa mọi thứ lên phần mềm nên chắc kiểm soát được nhân viên xem, xem họ có gian lận gì không
- Thấy ông hàng xóm nói CĐS là trend đấy, tôi chuyển rồi thích lắm…
- …..
Muôn vài lý do để chúng ta quyết định CĐS. Thực tế thì nếu chủ doanh nghiệp không gán việc ứng dụng công nghệ với chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tỷ lệ thất bại không hề nhỏ. Hậu quả nó để lại không chỉ là mất tiền, mất công mà còn mất lòng tin, thậm chí bài xích những cơ hội sử dụng công nghệ như một công cụ hữu ích mang lại các giá trị lớn trong tương lai.
Xác định mục tiêu hay kỳ vọng của công cuộc CĐS phù hợp với thực trạng và nguồn lực của doanh nghiệp mình đảm bảo giảm rủi ro và mang tới những thành giả rất thực tế cho doanh nghiệp. Và đương nhiên, chiến lược CĐS cần gán với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Theo báo cáo của Cisco & IDC năm 2020 về mức độ trưởng thành số của các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) tại 14 quốc gia thuộc khu vực Châu Á Thái Bình Dương, chỉ có khoảng 3% các doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số chưa thực sự quan trọng đối với hoạt động của mình, thấp hơn nhiều so với mức 22% năm 2019. Có tới 62% doanh nghiệp kỳ vọng chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới. 56% doanh nghiệp nhận thấy sự cạnh tranh đang thay đổi và chuyển đổi số giúp doanh nghiệp giữ được nhịp độ.
Động lực thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi số (nguồn Cisco & IDC 2020)
Thiếu kỹ năng CNTT
Sai lầm này thực tế xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp. Kỹ năng công nghệ thông tin (Information Technology Skills) là khả năng sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Kỹ năng này có thể đưa ra các giải pháp xử lý thông tin trên nền công nghệ.
Trong chiến lược chuyển đổi số, kỹ năng CNTT quyết định việc ứng dụng công nghệ nhanh hay chậm, dễ dàng hay khó khăn. Khi đội ngũ nhân sự thiếu kỹ năng công nghệ sẽ khá khó tiếp cận với việc sử dụng những công cụ phần mềm mới hỗ trợ trong công việc. Ở giai đoạn đầu, có thể là nguyên nhân dẫn tới sự phản kháng của đội ngũ do ngại học, ngại thay đổi. Nếu có quyết tâm thì việc thiếu kỹ năng này có thể làm quá trình CĐS bị kéo dài, tiêu tốn thời gian và thậm chí làm giảm năng xuất lao động ở thời điểm bắt đầu của quá trình CĐS
Ủng hộ không đủ của lãnh đạo
Trong doanh nghiệp, lãnh đạo là người định hướng. Mọi chiến lược và quyết sách của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của người đứng đầu. CĐS là việc mà người đứng đầu DN không nên ủy quyền hay ủy thác cho cấp dưới.
Ứng dụng CNTT công nghệ là tự động hoá cái cũ bằng công nghệ, không có thay đổi nhiều về cách làm, cách vận hành tổ chức, nên vai trò quyết định là giám đốc CNTT. CĐS là chuyển đổi cách làm, thay đổi cách vận hành tổ chức là chính nên người đứng đầu đóng vai trò quyết định. Phá huỷ cái cũ, đưa vào cách làm mới thì chỉ một người làm được, đó là người đứng đầu. Người đứng đầu mà không muốn thay đổi cách làm sẽ không cách nào CĐS thành công được. Người đứng đầu muốn thay đổi cách làm mà uỷ quyền cho cấp phó làm CĐS cũng không có CĐS.
Khi đi cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn chiến lượ chuyển đổi số, Viindoo của mình luôn có một điều khoản ràng buộc, đó là người đứng đầu doanh nghiệp phải tham gia cùng với đội ngũ chuyên gia và là chủ nhiệm dự án CĐS của doanh nghiệp. Đơn giản bản thân mình cũng đã gặp những thất bại do sự quyết tâm và đầu tư thời gian, công sức, tâm huyết của lãnh đạo doanh nghiệp chưa đủ.
Vậy nên sau này, khi nhận hỗ trợ một dự án chuyển đổi số nào đó, mình sẽ thực hiện phỏng vấn lãnh đạo doanh nghiệp và một số câu hỏi mình đặt ra cho họ: “Tại sao phải Chuyển đổi số?” Đây cũng là bước giúp họ xác định mục tiêu rõ ràng của CĐS.
Và mình sẽ cùng tìm hiểu kỹ hơn về doanh nghiệp để cùng với lãnh đạo doanh nghiệp trả lời câu hỏi tiếp theo: “Chuyển đổi số có lợi ích gì với doanh nghiệp?” Câu hỏi này cần được trả lời một cách cụ thể với tình góc cạnh và có thể định ra các cách thức đo lường cụ thể. Đây cũng chính là căn cứ để đánh giá hiệu quả sau dự án CĐS và là cơ sở để rành mạch về tư duy, mục tiêu của lãnh đọa doanh nghiệp. Từ đó cải thiện sự quyết tâm để hiện thực hóa các mục tiêu trong quá trình CĐS.
Và câu hỏi thứ 3 cần phải trả lời “Chuyển đổi số, doanh nghiệp phải thay đổi những gì?”. Việc nhận định những thay đỏi của doanh nghiếp giúp Lãnh đạo doanh nghiệp nhận định chính xác những xáo trộn trong bộ máy. Từ đó hiểu rõ các khó khăn, thách thức, các mục tiêu cũng như đánh giá mức độ ưu tiên cho từng đầu mục công việc cần thực hiện. Công tác quản lý sự thay đổi trong suốt quá trình thực hiện CĐS giúp giảm rủi ro và chủ động giải quyết từng rào cản để đtạ tới thành công cho từng giai đoạn đã hoạch định.
Nhận thức là điều rất quan trọng, phải nhìn ra được Chuyển đổi số quan trọng ra sao, hiện tại doanh nghiệp có những công cụ gì để sẵn sàng Chuyển đổi số ngay thì mới bắt tay vào thực hiện được. Và đương nhiên, như đã nói ở trên, người cần nhận thức và thay đổi tư duy đầu tiên chính là lãnh đạo doanh nghiệp.
Bỏ qua khách hàng
“Lấy khách hàng làm trung tâm” là kim chỉ nam” cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đương nhiên CĐS cũng không ngoại lệ. Tất cả các chiến lược của doanh nghiệp được xây dựng nhằm thu hút và giữ chân khách hàng. Đặc biệt việc giữ chân khách hàng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
Nếu bạn nghĩ, việc chăm sóc khách hàng chỉ là việc của Marketing, Sales hay bộ phận chăm sóc khách hàng thì đó lại là việc sai lầm. CĐS thay đổi cách làm việc, vận hành của toàn bộ bộ máy. Vì vậy bạn cần tính toán sự ảnh hưởng của nó tới trải nghiệm khách hàng, bao gồm cả tốt và xấu để có những quyết sách phù hợp. Muốn như vậy, bạn nên xây dựng hành trình khách hàng khớp với kế hoạch thay đổi sắp tới mà bạn dự định sẽ làm. Từ đó cân đối nguồn lực, cân nhắc hiệu quả của từng công đoạn để quyết định thực hiện CĐS thế nào cho phù hợp.
(Tham khảo thêm: Sức mạnh của dữ liệu trong nâng cao trải nghiệm của khách hàng)
Thời hạn phi thực tế
Nếu bạn kỳ vọng quá cao vào CĐS mà không xem xét tới nguồn lực nội tại của doanh nghiệp mình khi hoạch định chiến lược chuyển đổi số thì sai lầm này rất dễ xảy ra. “Giai đoạn quá độ” chuyển giao từ cách làm cũ sang cách làm mới thực sự khó khăn trong quá trình chuyển đổi số. Bnaj vẫn phải làm theo cách cũ để đảm bảo không bị đứt gãy quá trình sản xuất kinh doanh nhưng vừa phải học, vận dụng và chuyển đổi sang cách thức mới. Nếu bạn hoạch định thời hạn thực thi quá ngắn có thể dẫn tới kế hoạch bị đổ bể, dẫn tới những hậu quả khó lường bao gồm cả việc chán nản, mất lòng tin của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Nhưng nếu ngược lại, thời hạn quá dài sẽ mất cơ hội chuyển mình, đồng thời phát rất lâu sau mới thấy được thành quả của quá trình chuyển đổi, gây lãnh phí nguồn lực doanh nghiệp.
Chính vì vậy Lãnh đạo doanh nghiệp cần cùng với chuyên gia CĐS đưa ra lộ trình chuyển đổi phù hợp nhất với doanh nghiệp dựa trên:
- Nguồn lực nội tại: tài chính, thời gian dành cho CĐS, nhân lực…
- Mục tiêu CĐS
- Mức độ ưu tiên của từng mục tiêu
Từ đó chia lập kế hoạch dài hạn và chia giai đoạn theo kế hoạch ngắn hạn để cụ thể hóa theo thời hạn khả thi nhất.
Bỏ qua dữ liệu
Dữ liệu là nguồn tài nguyên vô giá của doanh nghiệp. Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể đã ứng dụng CNTT cho một phần nào đó của của các phòng ban nghiệp vụ. Tuy nhiên để có một hệ thống công nghệ tập trung, xuyên suốt, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có đủ dữ liệu ở mọi khía cạnh của doanh nghiệp, là tiền đề cho quyết sách và cơ sở để xây dựng chiến lược cho doanh nghiệp thì không nhiều. Để lên kế hoạch CĐS, nếu không có dữ liệu hiện tại, khá khó để bạn biết tình hình nguồn lực hiện tại để có thể dành ra cho quá trình chuyển đổi. Có thể đây sẽ là nguyên nhân dẫn tới kế hoạch của bạn bất khả thi.
Việc phân tích dữ liệu tự động theo thời gian thực giúp chúng ta có những xu hướng, tình hình biến động của các vấn đề trong doanh nghiệp bằng công nghệ thực sự rất quan trọng. Nếu CĐS bỏ qua mục tiêu thu thập và phân tích dữ liệu, bạn sẽ bỏ qua thành quả đáng kể của quá trình CĐS.
Thiếu ngân sách
Đây là rào cản lớn nhất cho các doanh nghiệp SME’s. Ngoài chi phí cho giải pháp công nghệ, doanh nghiệp còn phải tính toán tới các chi phí đào tạo, hỗ trợ, chi phí cơ hội… khi dành thời gian công sức và các nguồn lực khác cho CĐS
Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tham khảo một số phương án hợp lý qua bài viết: Rào cản của doanh nghiệp SME’s trên hành trình Chuyển đổi số
Kháng cự nội bộ
Sai lầm này xuất phát từ việc CĐS mang tới rất nhiều thay đổi, đặc biệt thay đổi thói quen và tập quán kinh doanh. Có thể ví việc kháng cự này giống như cách phần lớn người lao động chống lại những thay đổi trong các cuộc cách mạng công nghiệp trước đây. Mức độ kháng cự nội bộ phụ thuộc vào: trình độ và độ tuổi của đội ngũ nhân sự, quyết tâm của lãnh đạo, văn hóa của doanh nghiệp… VD với những doanh nghiệp có tuổi trung bình trẻ, có văn hóa quyết liệt, thẳng thắn, thích nghi tốt và thường xuyên với những thay đổi, hoặc chịu tác động thường xuyên từ những thay đổi của thị trường (các ngành kinh doanh thương mại điện tử, bán lẻ, …) sẽ khá thuận lợi để vượt qua rào cản này. Ngược lại, các ngành truyền thống lâu đời, đội ngũ lớn tuổi… thì mức độ kháng cự nội bộ khả năng khá cao.
Chỉ có sự quyết tâm và ủng hộ của Ban lãnh đạo, đặc biệt là người đứng đấu mới có thể giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản này.
Bạn có thể tham khảo thêm các phương pháp ứng dụng công nghệ trong công cuộc CĐS để tránh những sai lầm không đáng có cho doanh nghiệp mình: Triển khai ERP – Phương pháp nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?