Một trong những nỗi lo đầu tiên khi doanh nghiệp nghĩ tới việc Chuyển đổi số – Có cần xây dựng một đội ngũ phụ trách công nghệ thông tin nội bộ (IT in-house) phục vụ việc ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp? Nhiều doanh nghiệp lo ngại việc phải chia sẻ ý tưởng kinh doanh, lo ngại vấn đề bảo mật, vì thế chọn in-house. Trong khi đó, không ít doanh nghiệp lại chọn outsourcing vì họ muốn tối ưu chi phí, linh hoạt và được cảm kết về đảm bảo tiến độ, chất lượng bởi các công ty công nghệ chuyên nghiệp.
Ưu nhược điểm xây dựng đội IT in-house
Ưu điểm
Tạo cảm giác an tâm hơn trong việc kiểm soát toàn bộ: bạn sẽ cảm thấy khá yêu tâm nếu hàng ngày có một đội ngũ dev (lập trình viên) luôn sẵn sàng phục vụ mọi ý tưởng, thay đổi theo những biến động và những mong muốn của bạ. Bạn có mặt trong toàn bộ quá trình xây dựng hệ thống công nghệ, được báo cáo hàng ngày, nắm rõ mọi chi tiết nhỏ nhất. Nếu bạn là mẫu người yêu thích công việc quản lý nội bộ, và có đủ kiến thức công nghệ, hệ thống, quản trị… như một CTO chuyên nghiệp thì team in-house là sự lựa chọn hoàn hảo.
Trao đổi trực tiếp: Mọi người thảo luận face-to-face với nhau, tổ chức họp hành, lấy feedback, approval,… vào bất cứ thời gian nào họ cần.
Linh hoạt: Doanh nghiệp vốn dĩ hay thay đổi. Sự thay đổi đó phụ thuộc vào khá nhiều yếu tố biến động. Với team in-house, bạn có thể thay đổi spec, thay đổi requirement, hay fix bug bất cứ lúc nào. Dĩ nhiên, Nếu bạn không có một vài nhân sự đủ trình độ (CTO, PM…) để bàn bạc, tư vấn và phản biện khi đưa ra những sự thay đổi đột ngột như thế thì thực sự khá nguy hiểm cho chiến lược phát triển bền vững.
Dễ dàng truyền tải văn hóa công ty: một đội ngũ được truyền tải đầy đủ tinh thần, chiến lược và văn hóa công ty sẽ giúp họ nắm bắt ý tưởng khá nhanh, đúng lộ trình và truyền toàn bộ tinh thần đó khi xây dựng hệ thống.
Nhược điểm
Đau đầu với việc tuyển dụng: Thật quá khó để xây một đội ngũ tech trong những ngày đầu, nếu một trong các co-founder không có background công nghệ và network trong ngành. Kể cả khi bạn có một CTO thật xịn sò, mọi việc cũng chỉ mới bắt đầu. Nếu không phải một thương hiệu lớn, thì đây cũng là vấn đề cần giải quyết. Ngoài các chế độ phúc lợi thì ứng viên cũng rất quan tâm tới sự thăng tiến của bản thân khi lựa chọn công việc. Thêm vào đó thị trường nhân lực ngành công nghệ đang rất mất cân bằng cung cầu càng gây thêm những khó khăn cho việc tuyển dụng. Tỷ lệ nhảy việc của nghành cúng thuộc top đầu.
Tốn nhiều thời gian: Việc tuyển dụng, đào tạo phải lặp đi lặp lại quanh năm gây ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ. Sự đình trệ của chiến lược công nghệ có thể giúp đối thủ của bạn bứt phá, chiếm được lợi thế trên thị trường
Chi phí cao hơn: Để xây dựng một đội in-house đủ đảm bảo cho việc xây dựng hệ thống công nghệ vững chắc, bạn cần có nhiều vị trí chuyên môn khác nhau như PM, Designer, Backend dev, Frontend dev, Android dev, iOS dev, QC,… Và không phải lúc nào tất cả các vị trí đều có thể chạy song song. Đôi lúc, bạn phải chi trả lương cho những khoảng “thời gian chết” khi dev đã hoàn thành công việc của mình mà chưa có task mới, chẳng hạn như: team mobile đang chờ team backend code xong API, team frontend chờ thiết kế từ team designer, còn designer thì chờ yêu cầu từ PM, v.v…
Phải đầu tư vào đào tạo chuyên môn kỹ thuật: Công nghệ thay đổi nhanh chóng, đòi hỏi đội ngũ in-house phải cập nhật công nghệ mới. Nếu không có đủ chuyên môn, có thể bạn sẽ khó lòng kiểm soát được hướng phát triển, lãng phí tiền của vào các công nghệ cũ kém hiệu quả và tự ngáng chân mình trên con đường cạnh tranh.
Trễ deadline: Nghe có vẻ vô lý, nhưng trên thực tế thì, không ít doanh nghiệp phải gián tiến độ, thay đổi chiến lược kinh doanh nhiều lần, loay hoay giữa những vấn đề nội bộ và các lãnh đạo không có được câu trả lời chắc chắn cho việc liệu khi nào có thể hệ thống công nghệ mới được go-live. Điều này ảnh hưởng vô cùng nghiêm trọng đến kế hoạch kinh doanh. Việc giữ người, xây dựng văn hóa, môi trường làm việc cũng có thể là rào cản cho việc tạo áp lực về tiến độ. Cá doanh nghiệp Việt Nam thường thường xử lí nhiều bằng “cái tình”, không ít lần “du di” cho các đồng đội của mình: “Chức năng này xong thì tốt, không xong cũng được, anh em vất vả nhiều, cuối tuần rồi, anh em nghỉ ngơi nhé, tuần sau làm tiếp.” Thế là, không có OT, không có áp lực, và… không có hồi kết!
Ưu & nhược điểm của Outsourcing
Outsourcing là việc thuê một bên thứ ba lo phần công nghệ cho bạn. Bạn có thể thuê một cá nhân (freelancer) hay công ty outsourcing để thực hiện công việc. Trong bài này, mình đề cập đến việc bạn thuê một công ty outsourcing để đảm bảo sự thành công của dự án.
Ưu điểm
Tiết kiệm chi phí: Một loạt các chi phí mà bạn có thể loại bỏ đi như:
- Chi phí tuyển dụng: Phải mất trung bình 2 tháng để tuyển được một nhân sự in-house phù hợp. Chẳng may khi hết hợp đồng thử việc, bạn nhận ra ứng viên này không phù hợp, không thể ký hợp đồng chính thức, có nghĩa là phải quay lại quá trình phỏng vấn từ đầu, hoặc buộc phải thỏa hiệp và chấp nhận nhân sự này. Dĩ nhiên, bạn cũng tốn chi phí cho 1 nhân sự HR để làm những công việc này.
- Chi phí đào tạo và các phúc lợi khác: Với team outsourcing, chi phí phát triển nền tảng công nghệ không bao gồm quá trình đào tạo nhân sự. Bạn có ngay những lập trình viên giỏi, dày dạn kinh nghiệm, coding được ngay lập tức. Bạn cũng không phải đóng bảo hiểm xã hội, tổ chức team building hay year-end party.
- Chi phí vận hành: tiền thuê văn phòng, mua sắm cở sở vật chất, thiết bị, v.v…
Tiết kiệm thời gian: Thời gian hoàn thiện hệ thống nhanh hơn. Có thể khởi chạy dự án ngay với đầy đủ ban bệ, không mất thời gian tuyển dụng và đào tạo. Thời gian bàn giao sản phẩm cam kết rõ ràng trong hợp đồng.
Sở hữu đội ngũ năng lực cao & chuyên môn đa dạng: Điều quan trọng là bạn cần một đội ngũ giàu kinh nghiệm, đã chinh chiến nhiều dự án, giải quyết được mọi vấn đề kỹ thuật. Một công ty outsourcing chuyên nghiệp với đầy đủ ban bệ cho mọi công đoạn của dự án là sự lựa chọn lý tưởng.
Quy trình chuẩn: Quy trình phát triển hệ thống và thực hiện dịch vụ của các công ty chuyên nghiepejd dã được đúc rút và kiểm chứng tính khả thi qua nhiều dự án. Các Tester (người kiểm thử sản phẩm) của công ty outsourcing được trang trị thiết bị đa dạng, và với kinh nghiệm lâu năm trong việc kiểm thử vô số dự án, họ biết rõ cần làm gì để đảm bảo tiến độ và chất lượng. Sự phối hợp ăn ý và quy trình chuyên nghiệp đảm bảo tiến độ dự án với chất lượng cao nhất.
Tính linh hoạt trong tăng giảm nhân sự: Với team in-house, quá trình cắt giảm nhân sự cùng những thủ tục rườm rà ít nhiều ảnh hưởng đến văn hóa và danh tiếng của công ty. Với team outsourcing, mọi thứ linh hoạt hơn: Tùy vào giai đoạn của dự án, bạn có thể chỉ cần thuê cả một đội ngũ, có khi chỉ cần thuê 1-2 người, hay tại một số thời điểm thì chỉ cần làm việc với 1 kỹ sư bảo trì mà thôi.
Tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi khác: Vì sao bạn phải dành phần lớn thời gian cho những vấn đề về kỹ thuật, trong khi chuyên môn của các lãnh đạo doanh nghiệp là phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, vận hành, tài chính,…? Hãy an tâm giao phần công nghệ cho một công ty outsourcing uy tín và am hiểu về doanh nghiệp bạn, họ biết rất rõ bạn muốn gì, và cần làm gì để đảm bảo lợi ích win-win cho cả hai bên. Còn bạn, có thể toàn tâm dành thời gian, tâm trí và nguồn lực của mình để tập trung vào các hoạt đông kinh doanh cốt lõi, bứt phá doanh thu và dẫn đầu thị trường.
Nhận được sự tư vấn thấu đáo từ các chuyên gia: Như đã đề cập bên trên, khi sử dụng team in-house, các co-founder thường có xu hướng “sáng nắng, chiều mưa”, thay đổi xoành xoạch các chức năng và requirement. Không kịp deadline, nguyên nhân có thể không vì năng lực của team dev, mà có thể đến từ bạn, những lãnh đạo đầy quyền lực trong chính doanh nghiệp của mình. Những quyết định vội vàng không thể áp dụng được với outsourcing, vì mỗi sự thay đổi có thể phải bị tính phí “change request”, tạo ra một rào cản nhất định, khiến bạn phải suy nghĩ nghiêm túc hơn, thận trọng hơn. Hơn thế nữa đội ngũ chuyên gia sẽ giúp bạn có đường hướng chuẩn xác trên con đường làm chủ công nghệ.
Nhược điểm
Khó kiểm soát chất lượng dịch vụ: Đây là vấn đề thường gặp nếu Doanh nghiệp của bạn thuê freelancer, hoặc những công ty năng lực kém, còn ít kinh nghiệm (Đặc biệt nếu khi bạn lựa chọn ưu tiên tiêu chí giá rẻ! ^_^).
Tương tác: Vì không thể giao tiếp face-to-face hàng ngày với nhau, bạn có thể gặp một số khó khăn nhất định trong việc tổ chức họp hành, trao đổi ý kiến, gây ra một số hiểu lầm không đáng có, hay không được cập nhật tiến độ dự án thường xuyên. Bài toán này chỉ được giải quyết nếu doanh nghiệp bạn có team quản lý dự án chuẩn chỉ hoặc đơn vị bạn thuê có kinh nghiệm, có hệ thống quản lý dự án chuyên nghiệp (theo từng task, công việc, deadline cụ thể, báo cáo công việc hàng tuần, quản lý issue log…)
Rủi ro bảo mật: Bạn có thể cảm thấy không yên tâm chút nào, khi phải chia sẻ những thông tin về quy trình, tài liệu, thậm chí mang tính chất bi kíp kinh doanh. Liệu công ty outsourcing sẽ đánh cắp ý dữ liệu, tưởng của bạn? Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn công ty uy tín và cần ký NDA (thỏa thuận bảo mật thông tin) với họ. Thuận lợi là những công ty công nghệ lớn coi việc bảo mật thông tin khách hàng là việc tồn vong đối với họ. Vì vậy nếu bạn có đầy đủ những yếu tố này thì cũng không cần quá lo lắng.
Quan điểm kinh doanh khác nhau: Đối tác công nghệ của bạn có thể có những quan điểm kinh doanh và cách tổ chức công việc khác bạn. Nếu bạn lựa chọn đối tác thuần kỹ thuật, thì đa phần nặng tư duy kỹ thuật (tech mindset), khá cứng nhắc, thiếu tư duy kinh doanh (business mindset). Đặc biệt với những dạng phần mềm sử dụng cho việc điều hành, quản lý công việc (ERP, CRM, MES…) thì yếu tố kỹ thuật chỉ chiếm 30%, còn lại cần nghiệp vụ, kiến thức quản trị. Vậy nên bạn cần lựa chọn đối tác xây dựng đội ngũ với đầy đủ các thành phần bao gồm cả những BA hay Chuyên viên tư vấn nghiệp vụ bài bản. Họ sẽ cho bạn nhiều lời khuyên hữu ích.
Vậy bạn quyết định đi theo phương án nào? in-house hay Outsourcing?
Không có chiếc áo nào phù hợp với tất cả mọi đối tượng, nó tùy thuộc vào việc bạn đánh giá lại nguồn lực nội tại và chọn phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình:
- Đội ngũ Quản lý của bạn có kinh nghiệm xây dựng hệ thống Quản trị bằng công nghệ chưa?
- Nền tảng công nghệ chiếm tỷ trọng lớn hay nhỏ trong đặc thù kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ của bạn?
- Bạn có bị giới hạn thời gian khi xây dựng giải pháp công nghệ ứng dụng vào doanh nghiệp? Bạn sẽ kịp xây dựng đội ngũ dev in-house?
- Quy mô nhân sự của bạn ra sao?
- Ngân sách đầu tư ban đầu và hàng năm cho công nghệ chiếm bao nhiêu % trên tổng doanh thu/lợi nhuận của bạn?
Đương nhiên bài toán mình đặt ra chắc đâu đó dành cho các doanh nghiệp lớn đủ nguồn lực để nghĩ tới việc xây dựng đội ngũ công nghệ riêng. Vậy với doanh nghiệp nhỏ, start-up thì sao? Nếu cả 2 phương án trên đều quá sức với bạn, bạn có thể nghĩ tới việc sử dụng những phần mềm có sẵn, ứng dụng nhanh, chia nhỏ mức đầu tư với dịch vụ thuê phần mềm (SaaS). Bài tiếp theo mình sẽ chia sẻ tiếp về cách thức này!
Bạn có thể tham khảo một số dịch vụ Tư vấn công nghệ hoặc Outsourcing của Viindoo để có thêm thông tin lựa chọn!